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Principais Benefícios do B.I. de Gerenciamento de Projetos

Ao gerenciar um projeto, você precisa conciliar vários elementos, incluindo membros da equipe, recursos, clientes, orçamento, progresso em direção às metas e muito mais. Toda a experiência se torna mais complicada porque muitas vezes você também está sob pressão de prazo e orçamento. Este é o valor fundamental de um B.I. de gerenciamento de projeto. Ele está lá para ajudá-lo em todos os aspectos do gerenciamento de projetos, tornando mais fácil acompanhar seu progresso e ajudando você a manter todos os dados de que precisa ao seu alcance. Os B.I. de gerenciamento de projeto ideais são bonitos, intuitivos e fáceis de usar, ajudando você a localizar as informações que você nem sabia que precisava para trazer vários benefícios. 

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“Os B.I. de gerenciamento de projeto ideais são bonitos, intuitivos e fáceis de usar, ajudando você a localizar as informações que você nem sabia que precisava para trazer vários benefícios.”

1. Melhore o fluxo de colaboração 

Um dos recursos mais valiosos de um bom B.I. de gerenciamento de projeto é que ele nivela o campo de jogo em todas as suas equipes. Cada equipe e membro da equipe podem acessar os mesmos dados, ver o progresso feito em direção à meta compartilhada e identificar gargalos. Quando cada profissional pode acessar livremente os mesmos dados, isso elimina a frustração de perder tempo procurando um e-mail ou esperando que alguém responda à sua pergunta. 

Você economizará tempo instruindo a todos, porque um B.I. permite que eles façam um resumo de si mesmos. A comunicação melhora, porque cada um pode verificar o painel com a frequência que desejar. 

Segundo estudo, 71% dos trabalhadores dizem gastar algumas horas extras ou mais em tarefas de trabalho devido à má comunicação. Com um B.I. ninguém trabalhará na ignorância porque ficou com vergonha de refazer uma pergunta ou buscar esclarecimento sobre algo. Além do mais, os gerentes de projeto não sentirão necessidade de microgerenciar ou importunar os membros da equipe sobre o progresso; está tudo certo lá no painel do B.I. 

“Segundo estudo, 71% dos trabalhadores dizem gastar algumas horas extras ou mais em tarefas de trabalho devido à má comunicação”

2. Acompanhe as métricas de valor agregado 

As métricas de valor agregado são uma forma de acompanhar o progresso de seus projetos para que você possa descobrir quanto do valor potencial de um projeto foi agregado, ou realizado, até agora. Assim que um projeto for concluído, você pode dizer que terminou de colocar o valor potencial do projeto em posição de se tornar realizado. É extremamente eficiente para medir desempenho de prazo e custo dos projetos mas também pode ser aplicado para avaliar a produtividade da mão de obra e aquisições.

Se você estiver executando vários projetos, precisará de mais do que apenas uma planilha para ver quais estão dentro do cronograma, quais estão dentro do orçamento e quais precisam de ajustes. 

Um B.I. de gerenciamento de projeto oferece a visão panorâmica de que você precisa para ver como seus projetos atuais se comparam com seus cronogramas e custos planejados.

“Se você estiver executando vários projetos, precisará de mais do que apenas uma planilha para ver quais estão dentro do cronograma, quais estão dentro do orçamento e quais precisam de ajustes. “

3. Equilibre a carga de trabalho

O gerenciamento de projetos bem-sucedido exige que você equilibre a carga de trabalho do projeto entre as diversas habilidades e conjuntos de habilidades dos membros da equipe do projeto. É necessário evitar sobrecarregar a equipe com muitas tarefas, mesmo que ela seja extremamente capaz, assim como impedir que algum membro da equipe fique responsavel pela maior parte do trabalho.

Com um B.I de gerenciamento de projeto, você pode ampliar detalhes granulares, como quanto tempo foi gasto em cada tarefa e qual recurso está menos produtivo, permitindo que você distribua a carga de trabalho de maneira mais uniforme e balanceada. Quando a alocação de tarefas é visivelmente justa e balanceada, as equipes confiarão mais no relatório e trabalharão motivadas com mais eficiência.

Com as informações do seu B.I., você também pode identificar quais equipes precisam de mais suporte ou orientação, ajudando a fortalecer o projeto como um todo.

“É necessário evitar sobrecarregar a equipe com muitas tarefas, mesmo que ela seja extremamente capaz, assim como impedir que algum membro da equipe fique responsavel pela maior parte do trabalho.”

4. Visualize lucros e perdas dinamicamente

Declarações de resultado são documentos contabeis valiosos que ajudam os gerentes e executivos a rastrear a lucratividade de diferentes projetos durante o ano fiscal. Os B.I. de gerenciamento de projetos mantêm essas informações prontamente acessíveis a qualquer momento, para que você não fique restrito a relatórios trimestrais ou mensais.

Você pode verificar os movimentos dinâmicos de lucros e perdas sempre que desejar, fornecendo melhores insights sobre o estado de seus negócios e permitindo que você tome decisões de negócios ágeis baseadas em dados – não em suposições.

As visualizações avançadas podem oferecer aos executivos várias maneiras de ver as mesmas informações, tornando-as mais fáceis de entender e absorver.

“Os B.I. de gerenciamento de projetos mantêm essas informações prontamente acessíveis a qualquer momento, para que você não fique restrito a relatórios trimestrais ou mensais.”

5. Alinhe as prioridades entre as equipes

O “aumento do escopo” é uma ameaça bem conhecida à produtividade e ao sucesso do projeto. Uma pessoa após a outra pode acabar trabalhando em novas tarefas que parecem importantes e relevantes, mas que não foram incluídas no resumo do projeto original.

Se você não mantiver o objetivo do seu projeto e todas as suas prioridades, você (e / ou os membros da equipe do projeto) podem facilmente acabar perdendo tempo e energia em tarefas tangenciais e atribuições que não fazem parte de seu missão central.

Os B.I.s de gerenciamento de projetos ajudam a rastrear todas as suas tarefas para garantir que nenhuma mudança receba atenção e desequilibre o prazo e a alocação de recursos sem que antes tenha sido aprovada e configurada qualquer alteração de seu escopo original. Em um mundo real, você verá que a maior parte do esforço vai para as tarefas mais complexas e de alto valor, mas seu painel pode identificar se as prioridades estão sendo negligenciadas ou, inversamente, se você se manteve no caminho dourado sem perder tempo e energia com atividades não autorizadas.

Mantenha seus projetos em linha reta e estreita

Os painéis de gerenciamento de projetos, B.I., estão crescendo em popularidade agora, e por um bom motivo. Eles ajudam você a controlar a colaboração, manter o controle do valor agregado, equilibrar a carga de trabalho, visualizar seus lucros e perdas e alinhar as prioridades entre os membros da equipe. Com o painel de gerenciamento de projeto certo, os projetos podem ser mais eficientes e agradáveis ​​para gerentes de projeto e membros da equipe.

Escrito por Eduardo Militão Elias

PMP No 1396759

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