E em gerenciamento de projetos não poderia ser diferente. É comum utilizarmos sinalizador de semáforo para indicar o status dos projetos: a luz verde representa que algo está indo bem; a amarela indica atenção; e a vermelha – bem, a vermelha poderia ser descrita como um problema, mas, muito mais do que um problema, é um pedido de ajuda.

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Nas relações e restrições entre as áreas de conhecimento se encontram as maiores oportunidades para desenvolvermos ferramentas e melhores práticas. Começamos a perceber isso nas primeiras teorias de restrição, fundamentais para integrar as áreas de conhecimento. Elas demonstraram interdependências, como por exemplo, a maneira que escopo, tempo e custo se restringem. Essa combinação culminou com a analise de valor agregado, o EVM, sigla em inglês para analise de valor agregado, revolucionou as métricas gerando indicadores de tempo e custo através da medição do avanço físico do escopo, uma transformação fantástica no monitoramento de custos e prazo de Projetos!

Nosso desafio será propor uma nova restrição entre o escopo e os recursos do projeto para desenvolver uma métrica de monitoramento de produtividade das pessoas e desempenho das aquisições, importantes para o controle do escopo e com reflexos em custos e prazos. Teremos assim além dos indicadores de Prazo e Custo, indicadores de Pessoas e Aquisições que auxiliaram a entender as razões por traz dos problemas e desvios dos projetos.

O Escopo é o coração do projeto, não poderia ser diferente já que responde por todo o trabalho necessário para que o projeto tenha sucesso. Tudo é afetado pelo escopo defini-lo e controlá-lo é, portanto um fator extremamente crítico de sucesso.

A relação entre tempo e custo com o escopo possibilitou entendermos a interferência entre as áreas de conhecimento e abriu caminho para exercemos monitoramento sobre o projeto. Medimos o custo e o prazo e exercemos controle sobre o escopo para restabelecer as métricas. A análise do IDP (índice de Prazo) e do IDC (Índice de Custo) cria parâmetros de monitoramento para controlar o escopo e recuperar os desvios.

Esse relacionamento é amplamente aplicado, discutido e revisado, já que a seu conceito é universal para qualquer tipo de projeto. Vejamos porem que Escopo, Tempo e Custo tem uma relação muito mais abrangente do que a sinergia existente entre eles, na verdade o escopo pode ser relacionado com qualquer área de conhecimento.

Tudo é afetado e possui integração com escopo, qualidade, por exemplo, é um requisito associado ao escopo, os riscos têm sua causa raiz em algum item de escopo. A própria Integração é uma área de conhecimento especifica pra sensibilizar essa sinergia e buscar o equilíbrio dos impactos das mudanças através do ajuste do escopo.

O Escopo é sem duvida o centro de gravidade do projeto, uma orbita de influencias entre as áreas de conhecimento, é a alma do projeto, todo o resultado depende de como ele é definido, executado e controlado. Vamos explorar mais o escopo e perceber que ele é capaz de sensibilizar sozinho qualquer questão relacionada à outra área de conhecimento, através da definição ou redefinição do escopo.

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O escopo é uma engrenagem com inúmeros ajustes capaz de sensibilizar todo o projeto. Por ele ajustamos o custo, o tempo, as pessoas, as aquisições, a qualidade, os riscos e a comunicação. A Integração entre as áreas de conhecimento é o olhar dessa engrenagem, através da influência do escopo.

Entender do que é feito o escopo é necessário para visualizarmos suas relações em toda sua abrangência.

Ao dividirmos o escopo do projeto em menores partes, chamamos esse componente de pacote de trabalho, itens do escopo ou atividades do projeto. Em projetos de construção civil, por exemplo, esses componentes são chamados de composição de insumos e em projetos de softwares, requisitos de funcionalidades, já na indústria chamamos de pacotes de trabalho, etc.

Independentemente do nome, a metodologia considera que esse componente é o menor item do escopo, mas de fato veremos que o escopo é feito de um componente ainda menor.

O escopo é na verdade composto por recursos. O recurso é o menor componente do escopo!

Se estruturarmos de forma analítica um projeto em níveis, como por exemplo; fases, etapas, subetapas, grupos, subgrupos e pacotes de trabalho, por exemplo. Poderíamos ainda dividir, se for o caso, os pacotes de trabalho em um ultimo nível da EAP chamado de recursos. É claro que precisamos de ferramentas para isso, o que já existe vastamente no mercado.

O fato é que a soma dos Recursos representam o escopo do projeto, o custo dos recursos é o custo do projeto, etc.

Fazemos ajustes na engrenagem do projeto para controlar os parâmetros do de sucesso através do escopo. Em uma sintonia fina desse ajuste podemos corrigir o escopo ajustando os recursos e conseqüentemente qualquer parâmetro do projeto. Por ser o menor componente do escopo, o recurso transfere reações ao custo, prazo, qualidade, e riscos do projeto, abrindo caminho para visualizarmos uma nova restrição.

A esse ajuste de engrenagem chamaremos adiante, de processos de controle do projeto.

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Apesar de ser um componente do escopo criamos categorias para os recursos agrupando-os de outras maneiras para gerenciá-los melhor. Alguns recursos são pessoas, outros equipamentos, outros materiais e assim por diante conforme a estrutura de categorias que criamos. Vamos chamar atenção para a combinação de duas subdivisões de recursos em especial, os recursos da organização e os recursos de fora da organização, combinados aos recursos classificados como Pessoas e os recursos classificados como Aquisições.

Após a definição do escopo do projeto, precisamos definir o que será feito e o que será subcontratado, conhecido como “make or buy decision”. Esse processo determina a maneira com que os recursos serão consumidos, quem será responsável em contratar as pessoas, e quem devera prover os materiais, por exemplo.

Essa separação será um divisor de águas para monitorarmos e controlarmos os projetos através dos recursos. Sempre que o “make or buy decision” for revisto as linhas de base de pessoas e aquisições deverão ser re-configuradas para que o parâmetro de monitoramento e controle seja adequado.

Operacionalmente o processo cria entradas para duas áreas distintas da empresa executora do projeto. Nesse caso não nos referimos diretamente à área de conhecimento em gerenciamento de projetos de pessoas e aquisições, mas sim ao setor responsável pela administração dos funcionários da empresa, pessoas, e ao setor responsável pelas compras, aquisições.

O Departamento de Recursos Humanos, por exemplo, tem papel de identificar as pessoas certas para trabalhar no projeto, estabelecer seu vinculo empregatício conforme as leis locais, integrar o colaborador a cultura da empresa, administrar suas demandas como funcionário e em algum momento encerrar seu vinculo com a empresa ou projeto.

Todo ser humano é único e seu trabalho impacta sobre a função que será ocupada. A definição dos requisitos para uma contratação certamente influencia no projeto.

Comprar recursos é um trabalho não menos importante do que contratá-los para a execução de um projeto. A compra deverá suprir os demais recursos necessários para a composição do escopo. 

Algumas compras tratam de itens de prateleira, facilmente equalizáveis como materiais, etc. outras se referem a serviços e envolvem pessoas com materiais ou ferramentas para executar atividades subcontratadas.

As decisões relacionadas aos recursos afetaram diretamente os demais interesses do projeto, um recurso que não atenda requisitos necessários para cumprir as metas do planejamento, será responsável por uma futura não conformidade do escopo.

Todo recurso é capaz de assimilar requisitos específicos associados a ele para que se cumpram as expectativas o projeto. O salário de um colaborador e o preço de um material pode afetar o custo, assim como a capacitação de um profissional e a especificação técnica de um equipamento afetam diretamente a qualidade e a produtividade, impactando indiretamente em custo, tempo, risco e pessoas. Essa capacidade demonstra a sensibilidade da engrenagem do projeto em razão dos parâmetros dos recursos.

A parametrização do escopo através de recursos é o caminho para configurar os mínimos requisitos ao projeto, além de corrigir as métricas para atingir parâmetros de sucesso.

Todo o recurso pode ser parametrizado de muitas maneiras, as informações que associamos a eles permitem aproximar as métricas dos resultados. Junto a um recurso, trazemos informações básicas como quantidade, especificação e preço, e outras complementares como requisitos de qualidade, riscos associados ao recurso, “issues”, histórico de mudanças, etc. Esse relacionamento será mais explorado quando falarmos sobre gestão do conhecimento.

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Se agruparmos todos os recursos referentes às pessoas e as aquisições de um projeto, teremos uma lista com todos os recursos do projeto. Na analise de escopo “bottom up”, ou de baixo para cima, as pessoas e as aquisições são os recursos que compõem os pacotes de trabalho, estes por sua vez podem ser distribuídos em subgrupos, grupos, subetapas, etapas, fases e por ultimo o projeto.

Quando entendemos a composição de escopo e a sua relação com os recursos, percebemos que existe uma restrição entre eles. Escopo, Pessoas e Aquisições é uma nova restrição tripla, não há como mexer em um sem afetar o outro.

Escopo, Pessoas e Aquisições se restringem. Se aumentarmos ou reduzimos o escopo precisamos ajustar a quantidade de aquisições e pessoas do projeto, se o escopo muda as aquisições e/ou as pessoas necessárias também mudam.

Quando temos falta de mão de obra no projeto, por exemplo, reduzimos o histograma de pessoas e terceirizamos os serviços, aumentando as aquisições e reduzindo as contratações. Se a mão de obra é em excesso, podemos simplificar os métodos produtivos e utilizar menos equipamentos ou internalizar pacotes de trabalho que seriam terceirizados, transformando e reduzindo as aquisições e ampliando a atuação das pessoas no escopo.

O Conceito de tripla restrição e a aplicação de EVM, para gerar indicadores de custo e prazo pela medição do escopo é fabuloso e poderá ser igualmente proveitoso se aplicarmos a analise ao menor componente do escopo, o recurso. Para gerar novos índices e controlar nossos projetos.

Assim como a relação de Escopo, Tempo e Custo, a nova restrição tripla gera indicadores de desempenho que ajudaram a sensibilizar os parâmetros de sucesso do projeto, os índices de recursos afinam os indicadores de custo e prazo.

Esses indicadores medem o desvio dos recursos, e como vimos os recursos são responsáveis pela composição do custo e pelo prazo do projeto, a combinação dos indicadores de prazo e custo com os indicadores de recursos apura nossa referencia e aprimora o controle sobre as métricas.

Texto extraído do Livro Melancia Atômica – Um passo para o Controle.
Edição Livre: Construtora Iben LTDA – PMI Consultant Registered Provider

Autor Eduardo Militão Elias